Hevequi, parte del grupo Hermosa y Asociados con sede en Cali, Colombia, se encarga de gestionar los procesos de compras y logística para los proyectos sociales que el grupo ejecuta a nivel nacional. Su misión es garantizar una adquisición y distribución eficientes de productos y servicios, optimizando el impacto social de cada iniciativa.
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Principales Retos
- Altos tiempos de gestión: Procesos operados en hojas de cálculo que consumían tiempo y eran propensos a errores.
- Retos en la integración de información: Dificultad para conectar y centralizar datos entre los procesos de compras y logística.
- Seguimiento de solicitudes: Problemas para controlar el estado de las solicitudes de compra en cada proyecto.
- Comunicación con proveedores: Ausencia de mecanismos automáticos que agilizaran el flujo de información.
- Integración limitada con el área financiera: Información de pagos desconectada, afectando la visibilidad de los procesos.
- Identificación y gestión de garantías: Dificultades para identificar productos y administrar garantías de manera eficiente.
- Control de inventarios poco fiable: Uso de Excel para gestionar inventarios, lo que generaba errores y falta de control.
- Mejorar el proceso de entregas de productos: Falta de métodos efectivos y rápidos para gestionar entregas a instituciones y personas.
- Generación manual de reportes: Consumo excesivo de tiempo en consolidar y presentar indicadores y reportes de gestión.
Solución
Se implementó un ERO basado en SuiteCRM, el cual se adaptó y amplió mediante el desarrollo de módulos y funcionalidades personalizadas que integran y automatizan los procesos clave:
Gestión de Compras:
- Formulario de solicitudes de compra.
- Aprobación y asignación automática de solicitudes según reglas definidas.
- Automatización en la solicitud de cotizaciones a proveedores.
- Generación de órdenes de compra.
- Gestión integral de proveedores, incluyendo documentación y evaluación.
Gestión Logística:
- Módulos para el registro de entrada y salida de productos en bodegas y zonas de almacenamiento.
- Control fiable de inventarios.
- Gestión de entregas con generación de actas que incorporan imágenes y firmas digitales.
Funcionalidades Complementarias:
- Automatización de notificaciones por email, asegurando comunicación oportuna y efectiva con todos los involucrados.
- Generación automatizada de reportes e indicadores, facilitando el seguimiento y la toma de decisiones estratégicas.
Beneficios generales
- Incremento de la productividad: Reducción notable en el tiempo dedicado a procesos manuales.
- Integración y visibilidad: Mayor control y seguimiento de los procesos de compras y logística mediante la centralización de la información.
- Comunicación eficiente: Flujo automatizado de información con proveedores y áreas internas, mejorando la coordinación.
- Gestión confiable de inventarios y entregas: Optimización en el control de productos y mayor eficacia en la distribución a beneficiarios.
- Decisiones basadas en datos: Reportes automatizados que facilitan el análisis y la toma de decisiones estratégicas.
Resultados Relevantes
Comentarios del cliente
"La implementación de esta solución transformó nuestra forma de trabajar. Hoy, contamos con una plataforma moderna y accesible que nos permite automatizar procesos críticos y mantener una comunicación fluida con propietarios e inquilinos, lo que ha sido esencial para mejorar nuestro servicio."
"Gracias a esta transformación digital, hemos optimizado la gestión de nuestras propiedades y fortalecido la atención al cliente. La automatización de procesos y la visibilidad en tiempo real nos permiten tomar decisiones estratégicas de manera ágil, impulsando el crecimiento de nuestro negocio."
